Briefing Adalah: Pengertian, Manfaat dan Isi Pembahasan Rapat

Briefing kerja merupakan salah satu aktivitas pagi yang rutin dilakukan dan telah menjadi budaya setiap perusahaan. Adapun aplikasi morning briefing ini biasanya dilakukan oleh masing-masing divisi, termasuk internal departement.

Di sisi lain, banyak riset tentang briefing pagi yang ternyata memiliki banyak manfaat seperti misalnya dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan yang bersangkutan. Karena dengan adanya briefing pagi ini bisa menjadi salah satu contoh komunikasi dan cara memberi instruksi yang cukup efektif antar 2 orang atau lebih.

Pengertian Briefing

 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), briefing adalah rapat ringkas atau diskusi singkat. Karena dilakukan setiap pagi sebelum mulai bekerja, briefing sering disebut morning briefing.

Selain itu, karena hanya sebatas diskusi singkat, maka waktu untuk briefing juga dibatasi maksimal 1 jam. Hal ini dilakukan agar briefing tidak mengganggu pekerjaan setiap divisi atau departemen.

Sementara untuk lingkup pekerjaan di hotel, briefing pagi menjadi aktivitas wajib yang rutin dilakukan setiap jam 9 pagi dan diikuti semua kepala bagian/divisi/departemen.

Manfaat dan Tujuan Briefing

Briefing telah menjadi budaya yang mengakar pada rutinitas setiap perusahaan. Briefing pagi sebenarnya baik bagi perusahaan, setiap departemen maupun karyawan itu sendiri.

Jika dilakukan dengan benar dan sungguh-sunggguh, ada beberapa manfaat dan tujuan diadakannya briefing pagi secara rutin.

1. Media Informasi dan Evaluasi

Briefing bertujuan sebagai media penyampaian informasi dan evaluasi. Briefing menjadi sarana monitoring. Sudah sejauh mana strategi dijalankan. Tetapi karena rutinitas ini merupakan diskusi singkat, maka waktu dalam penyampaian informasi pun terbatas.

Jangan sampai Anda egois dalam menyampaikan informasi atau mengevaluasi, yang membuat departemen lain tidak mendapatkan jatah. Kalau pun belum terbiasa memanfaatkan waktu yang sedikit, cobalah belajar di setiap sesi briefing.

Maka dari itulah, setiap departemen dituntut untuk dapat menyampaikan informasi secara ringkas, jelas dan mudah dipahami. Hal tersebut juga yang membuat hotel, mengharuskan semua kepala departemen untuk hadir. Agar dapat menyampaikan informasi yang berkaitan dengan departemennya.

Waktu 1 jam bisa dimaksimalkan untuk menyampaikan strategi baru atau memberi dan menerima masukan. Apalagi ketika masih jauh dari target, bisa dievaluasi bersama atau saling memberi masukan sehingga pada saatnya nanti bisa mencapai visi misi yang sudah digariskan.

2. Untuk Menjalin Komunikasi

Briefing tentunya tidak hanya dihadiri oleh 2 orang saja. Tetapi beberapa orang dengan banyak pemikiran dan karakter. Mungkin di era modern ini, sosial media seperti Whatsapp menjadi salah satu perantara komunikasi.

Tetapi tidak semua dapat menangkap maksud dari apa yang dikatakan oleh seseorang. Tidak jarang Anda salah menafsirkan kalimat maupun situasi yang sedang dibahas teman Anda.

Maka dari itu, briefing bisa menjadi jembatan untuk menjalin komunikasi, yang bukan hanya dalam satu tim departemen, tetapi juga antar tim. Briefing dapat meminimalisir terjadinya miss komunikasi.

Karena bagaimana pun, komunikasi dua arah lewat tatap muka juga penting dalam setiap hubungan, termasuk hubungan kerja. Sehingga walaupun singkat dan terbatas, briefing juga bermanfaat untuk mempererat komunikasi yang baik antar departemen, demi kepentingan perusahaan.

3. Membangun Keakraban dan Kekompakan

Briefing menjadi salah satu cara ampuh untuk membuat antar karyawan saling mengenal. Walaupun kurang dari 1 jam setiap harinya, tetapi briefing bisa membuat antar karyawan saling melengkapi untuk mencapai target perusahaan.

Apalagi di hotel, semua departemen adalah rantai yang seharusnya bisa menciptakan simbiosis mutualisme. Semua departemen diharapkan bisa menyatu untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Briefing pagilah, jembatan untuk membangun keakraban dan kekompakan. Sehingga tidak hanya tim (departemen) tertentu saja yang solid, tetapi seluruh karyawan.

Isi Pembahasan Briefing Kerja

Seperti halnya di hotel yang mewajibkan morning briefing bagi semua kepala bagian/divisi, karena memang pembahasan yang disampaikan biasanya juga berisi arahan singkat. Terutama apa yang akan dikerjakan dan dicapai di hari tersebut.

Para kepala bagian/divisi diberikan waktu untuk menyampaikan visi dan misi divisinya dalam mencapai target yang disepakati bersama. Nah, berikut ini contoh isi / pembahasan briefing dari beberapa divisi (departemen) di hotel.

1. Department Front Office

Sebagai garda depan di perhotelan, selain security, front office akan menyampaikan beberapa hal yang terkait saat morning briefing. Seperti actual check in di hari sebelumnya, drop off activity, blocking kamar, no show guest sampai dengan komplain dari tamu (customer).

2. Department Human Resources

Setiap briefing di pagi hari, human resources akan membicarakan kehadiran staff termasuk keterlambatannya, aturan-aturan yang baru dirilis, hingga kemungkinan adanya recruitment karyawan baru.

3. Department Sales Marketing

Pembahasan sales marketing di briefing biasanya tentang average room rate, room revenue sampai occupancy month to date.

Sales marketing juga akan mereview kembali strategi dan langkah yang dilakukan, ketika nilai yang dicapai masih jauh dari capaian target yang ditentukan. Mereka akan menyusun kembali dengan strategi baru atau memperbaiki cara kerja strategi lama.

4. Department Food & Beverages 

Saat morning briefing, khusus departemen Food and Beverages pembahasannya seputar pendapatan restoran hari sebelumnya (kemarin) dan target hari ini. Selain itu, mereka akan menyampaikan berapa kontribusi pemasukan dari sarapan, makan siang, afternoon tea, coffee break hingga dinner.

Tim F&B biasanya juga memaparkan program atau event yang akan dilakukan, walaupun penyampaiannya sebatas konsep atau tidak mendetail.

5. Department Housekeeping

Setiap briefing pagi, departemen housekeeping akan menyampaikan situasi dan status kamar OO, pemindahan kamar tamu, hal-hal yang berkaitan dengan kebersihan hotel sampai dengan kasus lost and found yang mungkin terjadi.

Contoh Briefing

Untuk susunan penyampaian briefing pagi perusahaan memang harus tetap ada urutannya, biasanya secara garis besar dimulai dengan salam, isi dan penutup. Adapun contoh briefing pagi bisa seperti berikut ini :

Bagian Pembuka 

Sebelum briefing pagi hari ini diawali, mari kita berdoa menurut kepercayaan masing masing. Hallo. Selamat pagi semuanya !!! Bagaimana kabarnya ??Mudah-mudahan tetap semangat ya, karena beberapa dari kalian sudah mendapatkan jadwal libur.

Bagian Isi Evaluasi

Dari hasil minggu sebelumnya hotel kita mendapati banyak sekali kemajuan mulai dari revenue, tingkat hunian, maupun kepuasan pelanggan. Saya turut senang mendapatkan report mingguan kemarin dan saya harap kinerja seperti ini harus tetap dimaksimalkan. Namun meski demikian ada beberapa hal yang perlu saya sampaikan untuk masing-masing divisi, jadi mohon diperhatikan dengan seksama untuk bisa dikaji lagi demi mencapai target kita bersama. Mulai dari seksi marketing ……….

Bagian  Penutup dan Motivasi

Oke, Saya rasa briefing untuk pagi ini kelihatannya segera kita cukupkan ya. Yang penting dan harus selalu di ingat adalah selalu berusaha yang terbaik, Sebab usaha yang terbaik pasti tidak akan mengkhianati hasil. Jadi bila kita mau berusaha dengan sebaik mungkin maka hasilnya pun pasti terwujud dengan baik. Keep fighting and focus untuk solusi dari hasil yang ini hari kita dapatkan. Mudah-mudahan dapat terwujud serta selalu dapat target untuk minggu ini. Selamat Kerja.

---

Jadi itulah pembahasan mengenai briefing kerja baik di perusahaan ataupun yang lainnya. Pada dasarnya briefing ini memiki fungsi yang cukup vital karena selain bisa mengevaluasi kinerja karyawan setiap pagi juga bisa memotivasi karyawan jika suatu hari ada yang kurang bersemangat dalam bekerja. Semoga bermanfaat!